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La Fase II de factura electrónica 'Validación Previa'

Bueno, todos hablan sobre la Factura Electrónica, las fechas y acerca de la validación previa, pero ¿tenemos todos los conceptos claros?  

Empecemos por aclarar el concepto de Validación Previa.  

¿Qué es? ¿Cómo funciona? Y ¿Cómo afectó o cambio el proceso de Facturación Electrónica inicial?  

Con el cambio que la validación previa provocó en el proceso de Factura Electrónica anterior.  

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Una vez generada la Factura Electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos que derivan de la factura electrónica de venta.  

La DIAN procederá a realizar una validación del cumplimiento de la información transmitida, con los siguientes requisitos. 

  • Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.  
  • Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 
  • Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT del adquiriente de los bienes y servicios. Cuando el adquiriente persona natural no se encuentre inscrito en el Registro Único Tributario – RUT, se deberá incluir el tipo y número de documento de identidad.  
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número de autorización, rango autorizado y vigencia autorizada por la DIAN. 
  • Fecha y hora de la generación  
  • Fecha y hora de la expedición la cual corresponde a la validación  
  • Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos  
  • Valor total de la operación  
  • Forma de pago, indicando si es de contado o a crédito, caso en el cual deberá señalarse el plazo. 
  • Medio de pago indicando si se trata de efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro.  
  • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas – IVA. 
  • La discriminación del impuesto sobre las ventas – IVA y la tarifa correspondiente.  
  • La discriminación del impuesto Nacional al consumo y la tarifa correspondiente.  
  • Incluir la firma digital o electrónica del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes con la política de firma que establezca DIAN al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.  
  • Incluir el código único de factura electrónica - CUFE. 
  • Incluir el código QR, cuando se trate de representación gráfica digital.  

Cuando las Facturas Electrónicas cumplan con los requisitos anteriormente mencionados la DIAN, remitirá un mensaje de validación al Facturador Electrónico o al proveedor tecnológico, para que se pueda realizar la correspondiente entrega al adquiriente.  

¿Qué pasa cuando se elaboran notas crédito o débito?  

Cuando se generan estos documentos que se derivan de la Factura Electrónica, deberán cumplir con los siguientes requisitos.  

  • Corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide.  
  • La fecha de expedición, el prefijo, código de factura electrónica - CUFE de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.  
  • El nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT del facturador electrónico, del proveedor tecnológico y si es el caso el del adquiriente.  
  • Código único de documento electrónico -CUDE.  
  • Cantidad y descripción específica de los bienes y servicios. 
  • Descripción y valor total. 
  • Valor unitario y valor total. 

Ahora vamos con un punto importante y que en ocasiones genera dudas en cuanto al funcionamiento del proceso de Factura Electrónica. 

Y ¿Qué pasa si la factura no cumple con los requisitos?  

La DIAN, registrará las inconsistencias presentadas en el documento, sin utilizar la combinación ‘Prefijo y número consecutivo’ del documento, por el contrario, emitirá un mensaje de no validación al facturador electrónico o al proveedor electrónico, indicando las causas por las cuales la validación ha sido fallida se deberá repetir el proceso hasta que la validación sea efectiva.  

¿Qué pasa cuando la página de la DIAN no funciona?  

En la situación específica de que la página de la DIAN no funcione, el obligado a facturar podrá expedir y entregar al adquiriente la Factura Electrónica de venta sin validación previa, es importante tener en cuenta que es el único motivo por el cual se podrá entregar una factura electrónica sin validación previa.  

Eso sí, esta situación no implica que dicha factura no pasará por el proceso reglamentario de validación previa, esta Factura Electrónica tendrá que ser enviada a la DIAN para su respectiva validación dentro de las 48 Horas siguientes, las cuales serán contadas a partir del momento en el que los inconvenientes con la página de la DIAN sean solucionados.  

¿Qué pasa si surgen inconvenientes técnicos con el proveedor tecnológico?  

Dado el caso en el que se presente algún tipo de inconveniente con el proveedor tecnológico, el facturador deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, utilizando la numeración de ‘Contingencia Facturación Electrónica’  

Posterior a esto el facturador deberá transcribir la información que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, que fueron expedidas durante el tiempo en que el sistema tuvo inconvenientes, es importante tener en cuenta que el facturador cuenta con un mes para transmitir estas facturas a la DIAN, a partir de la fecha en la que se supera el inconveniente. 

En conclusión, podría decirse que todo está más que listo para iniciar con este proceso de transformación digital, que a pesar de que muchas empresas lo ven como una obligación es una gran oportunidad de crecimiento y evolución para la industria colombiana. 

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