Factura electrónica, ¿Ya la tienes?
Colombia decidió apostarle a la Factura electrónica y ya son varios años desde que el gobierno decidió impulsar esta iniciativa enfocada en el futuro tecnológico; el pasado 24 de noviembre de 2015 quedó publicado el decreto 2242 que establece las condiciones de expedición y recepción de factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
Las preguntas que sobresalen para los empresarios son ¿Están preparadas las empresas colombianas tecnológicamente para la implementación de un sistema de Factura electrónica?, ¿qué necesitan las empresas para adoptar este sistema?; lo primero que debemos definir es qué es y cómo funciona la factura electrónica y de ahí entenderemos el proceso y su implementación.
El numeral primero, artículo segundo del decreto 2242 de 2015 define la factura electrónica de la siguiente manera:
“Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta, bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por obligado a facturar y su entrega al adquirente.”
La Factura electrónica será obligatoria para personas naturales o jurídicas que seleccione la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); las personas escogidas según ese organismo de control tendrán seis meses para "cumplir con los requisitos y realizar pruebas" antes de expedir ese tipo de facturas, bien sea de forma directa o a través de empresas proveedoras de tecnología que estén aprobadas por la ley.
Después de definir brevemente el concepto podemos dar respuesta a nuestros interrogantes:
¿Están preparadas las empresas colombianas tecnológicamente para la implementación de un sistema de factura electrónica?
Las empresas colombianas aún se encuentran en el proceso de asimilar la norma, definir quiénes sí y quienes no deben iniciar ya el proceso (todavía no son conscientes que al final todas tienen que terminar cumpliendo); tecnológicamente hay herramientas en el mercado que se encuentran reguladas que ya están parametrizadas y enfocadas para prestar a las empresas este servicio, por otro lado existen herramientas que no solo cumplen con la norma y prestan el servicio sino que adicional a esto logran sistematizar todos los procesos de las compañías.
¿Qué necesitan las empresas para adoptar este sistema?
Lo primero que se debe tener en cuenta para iniciar el proceso es determinar si su empresa se encuentra seleccionada entre las empresas que deben iniciar con este proceso, teniendo en cuenta que las que no están obligadas igual lo pueden empezar a implementar por decisión propia; en cuanto a las condiciones que debe cumplir una factujra electrónica:
- Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 ET
- Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma definida por la DIAN.
- Incluir el Código Único de Factura Electrónica.
Recordemos que esto traerá beneficios para todas las empresas colombianas, se mitigara la evasión de impuestos, generará ahorros a nivel logístico y aportará a la preservación de recursos naturales.
En OasisCom apoyamos estas iniciativas y estamos a la vanguardia para brindarles a las empresas una solución sólida con el manejo de los últimos avances; nuestros clientes ya pueden iniciar proceso de implementación en facturación electrónica.
