Inversora Arcilaza – Cofinet: Transformando la gestión del café con OasisCom
Hace aproximadamente una década nació Inversora Arcilaza, una empresa creada para responder a una necesidad concreta dentro del negocio exportador de café excelso. La compañía forma parte del grupo Cofinet, un conglomerado con presencia internacional y más de ocho oficinas distribuidas en varios continentes.
El propósito de Arcilaza desde sus inicios fue claro: exportar café directamente a sus oficinas internacionales, evitando depender de terceros o aliados estratégicos que anteriormente gestionaban el proceso de exportación.
De la gestión manual al reto tecnológico
Como muchas empresas en Colombia, Arcilaza comenzó gestionando sus procesos de manera manual. Contaban con el apoyo de una contadora de confianza y utilizaban herramientas básicas como Excel para el control contable y financiero. Sin embargo, a medida que la operación crecía, la empresa empezó a sentir la necesidad de contar con un sistema más robusto que integrara sus procesos y permitiera una gestión más eficiente.
Fue entonces cuando decidieron implementar su primer ERP: Siesa. Aunque era una herramienta útil y ampliamente utilizada, la implementación no resultó exitosa. Según relata Juan Ruiz, actual gerente de la compañía, el principal problema no fue el software en sí, sino la falta de estructura interna:
En ese momento la empresa no tenía procesos definidos, funciones claras ni áreas estructuradas. Eso hizo que la implementación fuera deficiente y que los empleados desarrollaran una fuerte resistencia hacia el sistema.
Cuando Ruiz asumió la gerencia, se encontró con ese panorama y tomó una decisión determinante: reiniciar desde cero el proceso tecnológico y buscar un nuevo ERP que se adaptara a las verdaderas necesidades del negocio.
Una empresa con propósito y diferenciación
Aunque el nombre legal es Inversora Arcilaza, comercialmente la empresa se conoce como Cofinet, marca reconocida a nivel mundial por la exportación de cafés especiales.
Según explica Juan Ruiz, la compañía se diferencia por dos aspectos fundamentales:
- Calidad excepcional del producto. Cofinet trabaja con cafés de la más alta categoría, considerados entre los mejores del mundo.
- Innovación en la producción. Desarrollan cafés experimentales con notas frutales y perfiles únicos, que hoy marcan tendencia en el mercado global.
Toda su producción está destinada a la exportación; no comercializan café localmente. Su misión es llevar el mejor café verde colombiano a grandes tostadores y comercializadores internacionales.
La búsqueda de una solución integral: llega OasisCom
Al iniciar la búsqueda de un nuevo software, Arcilaza se enfrentó a un reto importante: encontrar un ERP con experiencia en el sector agrícola colombiano. La mayoría de los sistemas disponibles estaban diseñados para industrias de servicios, comercio o manufactura, pero pocos ofrecían soluciones adaptadas a las dinámicas de la agricultura y la exportación.
Después de evaluar entre cuatro y cinco opciones, la empresa encontró en OasisCom la respuesta ideal.
Algo que nos llevó a decidirnos por Oasis fue que nos permitía integrar todas las áreas de la empresa”, comenta Juan Ruiz.
Nelly Quiroga, gerente del proyecto de implementación, complementa:
Con Oasis logramos conectar desde la compra del café hasta el equipo de comercio exterior, que históricamente había trabajado de forma aislada. También integramos al equipo comercial, unificando toda la cadena de procesos: desde la adquisición de la materia prima hasta la exportación final y la facturación electrónica.
OasisCom ofrecía una visión integral y conectada del negocio, algo que la empresa necesitaba con urgencia para optimizar la información y mejorar la comunicación entre sus diferentes áreas.
Para Juan Ruiz, el cambio fue inevitable. La empresa necesitaba que cada área —producción, calidad, comercio exterior y beneficio— tuviera información precisa y disponible para la toma de decisiones gerenciales.
El proceso comenzó con una revisión profunda:
- Se definieron los procesos y procedimientos de cada área.
- Se estableció qué información debía entregar y recibir cada equipo.
- Se determinó cómo esos datos debían llegar a la alta gerencia para la toma de decisiones estratégicas.
Con esta base, se construyó un mapa claro de necesidades y se definió qué debía ofrecer OasisCom para responder eficientemente a cada una de ellas.
Implementación
La implementación de OasisCom se llevó a cabo con un enfoque estratégico y colaborativo. Nelly Quiroga, quien lideró el proyecto, destaca que el éxito radicó en la planificación, el trabajo en equipo y la formación del personal.
Logramos nivelar el proceso en solo 15 días. Conté con un equipo de cuatro personas, y cada una se especializó en un módulo del sistema. Hicimos más de 1.200 pruebas antes de salir a producción.
Actualmente, la empresa cuenta con entre 28 y 30 usuarios activos y continúa brindando capacitaciones permanentes para reforzar el conocimiento y el uso correcto del sistema.
Incluso si pasa un mes, volvemos a capacitar sin problema. Es fundamental acompañar constantemente a los usuarios”, agrega Quiroga.
Por su parte, Juan Ruiz resalta la importancia de la participación de todas las áreas:
A diferencia del ERP anterior, esta vez no fue una decisión impuesta. Partimos de las necesidades de cada unidad de negocio y construimos el proceso desde allí. Eso permitió una mejor aceptación y apropiación del sistema.”
Retos y aprendizajes durante el proceso
Uno de los mayores desafíos fue que muchos de los procesos que Arcilaza quería implementar no existían previamente en el ERP. Sin embargo, el acompañamiento del equipo de Oasis fue clave.
Juan Ruiz recuerda especialmente la participación de una consultora con experiencia en el mundo del café:
Contar con alguien que entendiera el negocio cafetero fue un gran valor agregado. Pudimos articular procesos complejos como comercio exterior, calidad e inventarios, que antes no se manejaban de forma estructurada.
La colaboración cercana entre ambas partes —empresa y proveedor— se convirtió en un factor decisivo para el éxito de la implementación.
Resultados y beneficios alcanzados
Tras la puesta en marcha de OasisCom, los resultados no tardaron en evidenciarse. Según Nelly Quiroga, los procesos internos se agilizaron significativamente.
Uno de los cambios más notables fue en los traslados de inventario, que ahora tardan apenas un 10% del tiempo que requerían antes con Siesa. Además, el proceso de legalización de compras se volvió mucho más fluido, gracias a la automatización de la liquidación del café.
Otro aspecto destacado fue la estandarización de formatos. Antes, cada área utilizaba sus propios documentos en Excel, Word o PDF. Con Oasis, todos los procesos —remisiones, facturación, etc.— se realizan con formatos definidos y conectados, lo que garantiza trazabilidad y coherencia en la información.
El proceso de facturación se volvió más ágil, totalmente integrado y mucho más eficiente. Hemos logrado una mejora sustancial en tiempos, control y gestión, concluye Nelly.
Conclusión
El caso de Inversora Arcilaza – Cofinet demuestra cómo una empresa puede transformar su gestión operativa y contable a través de una implementación tecnológica estratégica. Más que adoptar un software, la compañía asumió un cambio cultural, estructural y organizacional que la preparó para seguir creciendo en el exigente mercado global del café.
OasisCom se convirtió no solo en una herramienta de gestión, sino en un aliado estratégico para la toma de decisiones y la optimización de procesos.
La historia de Cofinet es, sin duda, un ejemplo inspirador de cómo la tecnología, cuando se implementa con propósito, conocimiento y colaboración, puede impulsar el crecimiento sostenible y la innovación empresarial.
